Termékfeltöltés webáruházba és a termékadatok naprakészen tartása

A webáruházak üzemeltetésével kapcsolatos egyik rendszeres feladata a kereskedőknek a termékek adatainak feltöltése, a már feltöltött termékadatok frissítése és a kifutó termékek törlése. A webáruházak számos lehetőséget kínálnak ezen feladatok egyszerűsítésére és/vagy gyorsítására, ezek közül nézzünk most meg néhányat, melyek a Shopstart webáruházak esetében is elérhetők már az alapcsomagokban, de néhány olyan lehetőséget is érintünk, melyek egyedi fejlesztéseket, beállításokat igényelnek.

1. Manuális feltöltés/frissítés/törlés termékenként

A termékeket természetesen lehetőség van a webáruházhoz tartozó adminisztrációs felületen egyenként kezelni: új terméket feltölteni, a termék adatait módosítani (például árváltozáskor, vagy árubeszerzéskor), vagy törölni. A Shopstart shopokban az is beállítható, hogy az adott termék (vagy akár komplett termék kategória) átmenetileg ne legyen elérhető a webshopban, illetve termékenként az is megadható, hogy az adott termék ugyan megjelenjen a webshopban, de bevásárlókosáron keresztül ne legyen megvásárolható.

2. Manuális feltöltés termékimportálással

A webáruházakba tömegesen is feltölthetők termékadatok általában előre meghatározott formátumú Excel táblázatok feltöltésével. Sok esetben a táblázatok Excel-lel, vagy az ingyenesen elérhető Open Office-szal, Libre Office-szal, vagy más táblázatkezelővel készülnek el, majd az adatokat általában CSV formátumban kell elmenteni és ezt lehet feltölteni a webshopba importálás céljából. A CSV fájlformátum egy technikailag egyszerű felépítésű adattáblázat, éppen ezért számtalan program és webáruház ismeri és támogatja a CSV állományok használatát.

A Shopstart webáruházakban a CSV táblázatok formátuma nincsen szigorúan meghatározva, ezért például egy nagykereskedőtől kapott CSV táblázat akár jelentősebb átalakítások nélkül is azonnal importálható. Tartalmi átalakításokra természetesen lehet szükség, így például a nagykereskedői táblázatban nincsenek meghatározva az egyes termékekhez a webáruházas kategóriák, vagy nincs megadva az áfakulcs, stb., akkor ezeket először ki kell tölteni a táblázatban új oszlopok beszúrásával a webshopba történő feltöltés és importálás előtt. A CSV táblázat formátumával kapcsolatban ami fontos, hogy a táblázat első sora tartalmazza az egyes oszlopok megnevezését (például: kategória neve, termék neve, cikkszám, nettó ár, áfakulcs, stb.), mert innen fogja tudni a webáruház, hogy melyik oszlopban milyen adat található. A Shopstart webáruházakban importáláskor a rendszer lehetőséget ad arra, hogy a feltöltött CSV állomány oszlopai közül csak azokat importáljuk be, amikre szükség van a webshopban, illetve az is megadható, hogy melyik oszlopban milyen adat található (ezáltal nem szükséges fix, kötött formátumú táblázatokat használni)!

A termékadatokat tartalmazó Excel táblázatokat kaphatjuk külső forrásból - mint például nagykereskedőinktől -, de kialakíthatunk saját terméktáblázatokat is. Vannak, akik egy nagy táblázatban kezelik az összes termékadatot, de vannak, akik például termék főkategóriánként, vagy termékkörönként készítenek egy-egy táblázatot, így egyszerre kevesebb termékadattal kell dolgozniuk.

A termékadatok - származzanak nagykereskedőtől, vagy például a vállalkozás által használt ügyviteli rendszerből - a legegyszerűbben akkor importálhatók be a webáruházba, ha a kapott táblázatok formátuma, felépítése megegyezik a webshop által is támogatott formátummal. Ezért célszerű a nagykereskedőt, vagy az ügyviteli rendszer készítőit megkérni, hogy a webshophoz illeszkedő formátumban és tartalommal készítse el a termékadatokat tartalmazó táblázatokat! A Shopstart webshopok esetében például az adott webáruházra szabott minta táblázatot az Export-Import varázsló segítségével van lehetőség készíteni! (Az Export-Import varázslót lásd a következő pontban!)

A Shopstart webshopok esetében importálás előtt minden esetben készül egy biztonsági mentés a termékadatbázisról, ami alapján probléma esetén visszaállítható az importálás előtti állapot.

A termékképek tömeges feltöltéséről alább olvashatsz!

3. Az Export-Import varázsló (Shopstart webshopok esetében)

Sokan választják azt a módszert, hogy nem készítenek saját terméktáblázatokat, hanem a termékadatok módosítása előtt egyszerűen kiexportálják a szükséges termékadatokat a webshopból egy Excel táblázatba, a táblázatkezelőben elvégzik a szükséges módosításokat, majd visszaimportálják a módosított adatokat a webshopba. Így biztosan mindig aktuális adatokat exportálnak ki, módosítanak, majd importálnak vissza. Erre a célra a Shopstart webáruházak külön Export-Import varázslóval rendelkeznek, melyek segítségével fájlműveletek nélkül lehetőség van a tömeges termékadat-módosításokra. Az Export-Import varázslóban a folyamat minden lépéséhez tartozóan rövid leírás, súgó is segíti a munkát.

Az Export-Import varázsló segítéségével termékimportáláshoz kiválóan használható minta Excel táblázatot is készíthetünk, melyeket saját célra is felhasználhatunk, vagy átadhatunk partnereinknek is! Ehhez elsőként érdemes legalább egy darab terméket annak minden adatával rögzíteni az adminisztrációs felületen, majd ezt az egy terméket kell kiexportálni az Export-Import varázslóval és már készen is van a minta táblázat! A minta táblázat sorainak bővítésével elkészíthető az importálandó táblázat, vagy a minta táblázatot átadhatjuk a nagykereskedőinknek, ügyviteli szoftverünk fejlesztőinek megkérve őket arra, hogy ebben a formátumban biztosítsák nekünk a termékadatokat! (Az Export-Import varázsló által exportált legelső, Sync_ID nevű belső azonosítót tartalmazó oszlop értékeit új termékek esetében egyszerűen üresen kell hagyni.)

4. Automatizált termékadat importálás nagykereskedői rendszerekből

Ezzel a ponttal elérkeztünk az automatizált termékimportálás világába, amikor is már nem nekünk kell feltölteni a webshopba a termékadatokat, hanem azokat a webshop a háttérben rendszeresen (általában napi rendszerességgel) letölti a nagykereskedő(k)től és beimportálja azokat a webáruházba. Az új termékek automatikusan megjelennek a webshopban, a módosított termékek módosulnak és a kifutott, megszűnt termékek eltűnnek a webshopból. Mindez teljesen automatikusan. Ez a módszer csak az olyan nagykereskedők esetében működik, amely nagykereskedők rendelkeznek erre felkészített rendszerrel. Közülük is mivel lényegében mindegyikük egészben, vagy részben eltérő adatokat biztosít, a szükséges illesztést egyedileg kell elkészíteni és beüzemelni a webáruházhoz. Ezzel a módszerrel akár termékek tízezreit lehet napi szinten frissíteni automatizáltan. A nagykereskedői termékadatbázis szinkronizációk elkészítése és beüzemelése a webáruházban általában alacsony egyszeri fejlesztési költséget jelentenek, melyekhez alacsony szervererőforrás-használati díjak adódhatnak, cserében viszont manuálisan lényegében már-már kezelhetetlen mennyiségű termékadat tartható naprakészen a segítségével. Ha nagykereskedők termékadatbázisait automatizált módon szeretnéd bekötni a Shopstart webáruházadba, vedd fel velünk a kapcsolatot!

5. Automatizált termékadat szinkronizáció ügyviteli rendszerekből

Ha a vállalkozás saját ügyviteli rendszerrel rendelkezik - és minden ehhez szükséges feltétel adott, így például maga az ügyviteli rendszer támogatja a webáruházas integrációt -, akkor elméletben az ügyviteli rendszerből is automatizálható a termékadatok rendszeres feltöltése a webshopba. Minden vállalkozás más és más, ezért ugyanazt az ügyviteli rendszert eltérően használják a különböző vállalkozások. Ez az alakíthatóság és rugalmasság a jó ügyviteli szoftverek egyik célja és előnye, de a webáruházas integrációk felépítésekor egyedi kivitelezést tesznek szükségessé, ezért általában ezek az integrációk már valóban költségesek, viszont nagyon jelentős mennyiségű terhet képesek levenni a vállalkozás válláról. Ha ügyviteli rendszerrel szeretnéd összekötni a Shopstart webáruházad, vedd fel velünk a kapcsolatot!

Termékképek tömeges feltöltése

A termékimportálások során nem csak a termékadatok - termék neve, cikkszáma, ára, stb. - feltöltése a feladat, de webáruházakról lévén szó a termékképek is rendkívül fontosak. A termékképek tömeges importálása a Shopstart webáruházak esetében egyszerűen történik: a termékadatokat tartalmazó CSV állományban egy külön oszlopban kell megadni az egyes termékekhez tartozó termék kép fájlnevét, magukat a termékképeket pedig FTP kapcsolaton keresztül van lehetőség feltölteni a webshopba.


Reméljük, hogy a fentiekkel hasznos tippeket tudtunk adni a lehetőségekre vonatkozóan! Érdemes amit csak lehet egyszerűsíteni vagy akár automatizálni, mert ezzel rengeteg munkaidőt lehet megspórolni Éppen ezért a Shopstart webshopokban elérhető Export-Import varázsló működését mindenképpen javasoljuk kipróbálni, de az automatizált termékimportálás is egy olyan lehetőség, ami szinte minden esetben megéri az utánajárást és a szükséges befektetést!